Privacyverklaring

Welke gegevens we gebruiken

• Van het lid: naam, lidnummer, speltak en het e-mailadres van de ouder, uit de ledenadministratie van Scouting Nederland (Scouts Online). Voor die ledenadministratie geldt de privacyverklaring van Scouting Nederland.
• Van ouders en leiding met een account: e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen) en wanneer je voor het laatst bent ingelogd.
• Afmeldingen en aanwezigheid: voor welke opkomst je kind is afgemeld, met de reden als je die invult, en of je kind aanwezig was.
• Evenementen: voor welke evenementen je je kind aanmeldt, met een eventuele opmerking.
• Gezondheid (alleen als je dat zelf invult): allergieën en medicijnen, dieet, zwemdiploma, een noodcontact met telefoonnummer, overige opmerkingen en of je kind in het fotoboek mag.
• Pushmeldingen (alleen leiding die ze aanzet): een technisch adres van je telefoon of browser, zodat we de melding kunnen afleveren.
• Beveiliging: een logboek van gevoelige handelingen (zoals inloggen, rechten wijzigen en het downloaden van gezondheidslijsten) met wie het deed en wanneer, en tijdelijk een teller van inlogpogingen per IP-adres of versleuteld e-mailadres.

Waarom en op welke grond

• Opkomsten en evenementen organiseren, afmeldingen verwerken en aanwezigheid bijhouden hoort bij het lidmaatschap van de scouting (uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang).
• Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Die verwerken we alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming als ouder, om goed voor je kind te zorgen tijdens opkomsten, kampen en uitjes (bijvoorbeeld door de kok en de EHBO).
• Het beveiligingslogboek gebruiken we om misbruik te voorkomen en op te sporen (gerechtvaardigd belang).

We gebruiken je gegevens niet voor reclame en verkopen ze nooit.

Wie je gegevens ziet

• Ouders zien alleen hun eigen kinderen.
• Leiding ziet alleen de leden van de eigen speltak. Gezondheidsgegevens kan de leiding alleen lezen, niet wijzigen. Elke download van een gezondheidslijst wordt in het logboek vastgelegd.
• Een paar beheerders van de groep zien alles, om de app en de ledenlijst te beheren.

Diensten die we gebruiken

We werken met deze leveranciers. Ze mogen je gegevens alleen voor ons gebruiken.

• Vercel draait de app en Neon bewaart de database, beide op servers in Frankfurt (Duitsland).
• Resend verstuurt de e-mails van de app (bevestiging, wachtwoord herstellen). Daarvoor krijgt Resend je e-mailadres en de inhoud van de mail.
• Pushmeldingen gaan via de meldingendienst van je telefoon of browser (Apple, Google of Mozilla). De inhoud is versleuteld; die diensten kunnen hem niet lezen.

Vercel en Resend zijn Amerikaanse bedrijven. Gegevens die daardoor buiten de Europese Unie komen, zijn beschermd met de afspraken die de Europese Commissie daarvoor heeft goedgekeurd.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Zolang je kind lid is. Na uitschrijven verwijderen we binnen 90 dagen automatisch alle gegevens van het lid: afmeldingen, aanwezigheid, aanmeldingen en gezondheidsgegevens.
• Een ouderaccount dat dan nergens meer aan gekoppeld is, verwijderen we op hetzelfde moment.
• Het beveiligingslogboek bewaren we een jaar. Inloggen blijft 30 dagen geldig (leiding: 7 dagen).
• Een gezondheidslijst die de leiding downloadt voor een kamp of uitje, gooit de leiding na afloop weg.

Cookies

De app gebruikt één cookie om je ingelogd te houden, en je browser onthoudt of je de app licht of donker wilt zien. We gebruiken geen cookies of andere technieken om je te volgen, en geen statistiek- of advertentiediensten.

Beveiliging

Wachtwoorden bewaren we alleen versleuteld. De verbinding is altijd versleuteld, het aantal inlogpogingen is beperkt en de database is alleen voor de app bereikbaar. Merken we toch een datalek, dan melden we dat zo nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.

Je rechten

Je mag je gegevens en die van je kind inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, je toestemming voor gezondheidsgegevens of het fotoboek intrekken, en bezwaar maken tegen het gebruik. Veel kun je zelf aanpassen in de app. Voor de rest mail je naar info@hilfertheem.nl; we reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe de app met gegevens omgaat, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd.